Vooral in de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar stroomt je inbox er vol mee: ‘out of office’-berichten van mensen die jou gemaild hebben. Meestal zijn ze vrij standaard en niet zo creatief. Afhankelijk van de branche waarin je werkt kan je de berichten nét een beetje meer fun geven. Wij vertellen je hoe je een keurige én leuke auto-reply kunt maken. Want hoe leuk is het als jij ervoor kunt zorgen dat iemand een glimlach op z’n gezicht krijgt?

Niet doen!

Met een korte en afstandelijke auto-reply kom je al gauw onaardig over. De volgende replies zijn niet goed, of gewoon ronduit onbeschoft. Doe het dus vooral niet zo:

• “Van X tot Y ben ik met vakantie. Deze mail wordt niet gelezen. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen me collega Z.” – Hiermee geef je de lezer de indruk dat de mail niet belangrijk genoeg is, en dat je collega er eigenlijk niet op zit te wachten.
• “In verband met vakantie ben ik helaas niet in staat uw mail te beantwoorden; na X kom ik er zo spoedig mogelijk op terug.” – Hiermee zeg je in feite dat je te druk bent, en dat de mail op de grote stapel gaat belanden.
• “Ik ben op vakantie en lees daarom mijn mail niet. Vanaf X ben ik er weer.” – De lezer heeft totaal geen idee waar hij aan toe is en wordt niet eens persoonlijk aangesproken. Stuur liever helemaal geen out of office-mail, dan dat je zo’n auto-reply instelt.

Zo kan je het wél doen

Laten we voorop stellen dat een out of office-bericht altijd functioneel moet zijn. De lezer moet weten dat je er niet bent, wanneer je weer terugkomt en of je in de tussentijd je mail leest. Je maakt het bericht leuker door een persoonlijk tintje toe te voegen: dit doe je door bijvoorbeeld je vakantiebestemming of reden van afwezigheid te vertellen. Bepaal aan de hand van jouw bedrijf, doelgroep en branche de juiste tone of voice. Een aantal goede voorbeelden:

• “Je weet waarschijnlijk al genoeg bij het ontvangen van deze auto reply, toch? Fijne kerstdagen!” – Deze vertelt dan net niet wanneer je weer terug bent, maar in dit geval is dat niet erg omdat iedereen begrijpt dat je met kerst niet werkt. Ben je pas in het nieuwe jaar terug? Vermeld dat er dan bij
• “Van X tot Y sluiten wij de deuren omdat we ideeën opdoen, ons hoofd opruimen en genieten. Oftewel: vakantie. Alle e-mails die we in deze periode worden op vakantietempo beantwoord. Heb je direct een antwoord nodig? Dan is collega Z bereikbaar op haar privé adres …@...” – Je maakt hiermee duidelijk dat je geniet van een vakantie, maar dat je tussendoor af en toe een mail beantwoordt.
• “Hallo! Bedankt voor je bericht. Ook ondernemers gaan er af en toe even lekker tussenuit, maar uiteraard laat ik jou niet zomaar zitten. Ik beantwoord zelf mijn mail vanaf X weer, maar in de tussentijd helpt collega Y je graag verder.” – Je laat weten wat je aan het doen bent, geeft een knipoog en vertelt waar de verzender van de mail heen kan met zijn vraag.

De gekste

Een gek out of office-bericht is natuurlijk leuk, maar je kunt het ook té bont maken. Het blijft echter leuk om te lezen, dus we hebben onze foute favorieten - die eigenlijk niet kunnen - op een rijtje gezet:

• “Momenteel ben ik buiten kantoor voor een sollicitatiegesprek. Wanneer ik reageer heb ik de baan niet gekregen: bereid u zich dus voor op mijn stemming.”
• “Bedankt voor uw mail: deze is toegevoegd aan de wachtrij. U bent nummer 352 en ik verwacht dat u over 19 weken antwoord krijgt.”
• “Vanwege medische omstandigheden ben ik twee weken niet op kantoor. Wanneer ik terugkom, noem mij dan graag ‘Karin’ in plaats van ‘Peter’. Bij voorbaat dank.”
• "Ik ben niet aanwezig. Is het dringend? Stuur me dan een tweet én vergeet vooral deze hashtag niet: #jeverstoortmijnvakantie. Bedankt"

Wat voor out of office-bericht gebruik jij graag; een standaard bericht of liever iets grappigs?