Sommige zaken fiscaal dubieus
Thuiswerken kost geld. Zowel de werkgever als de werknemer maken momenteel extra kosten als gevolg van de coronacrisis. We zetten de verschillende manieren op een rij waarop de werkgever die kosten kan vergoeden en fiscaal kan verwerken.
Als werkgever maakt u ook kosten voor de werknemer. De koffieautomaat, gas en elektriciteit en het toilet kosten allemaal geld. Voor een gedeelte gaat het daarbij om een nihil waardering. U maakt deze kosten dus zonder dat de werknemer hier belasting over hoeft te betalen. Die kosten maakt de werkgever op dit moment niet meer, omdat veel werknemers momenteel thuis werken. In plaats daar van maakt de werknemer deze kosten nu zelf. Bij een fulltime thuiswerker gaat het gemiddeld om zo’n 40 euro per maand. Werkgevers mogen deze kosten via een thuiswerkvergoeding vergoeden.
Waar gaat het om
De kosten van de werknemer gaan -net als bij de werkgever- om de hogere kosten voor gas, water en licht. Daarnaast maakt de werknemer meer kosten voor koffie, toiletpapier en gaat eigen materiaal zoals een bureau en bureaustoel sneller stuk. Voor werknemers met een laag loon hebben die kosten een grote impact op het inkomen. Deze kosten zijn namelijk niet aftrekbaar. Het NIBUD adviseert daarom om in overleg te gaan met de werkgever. Meer specifiek: werknemers willen graag een thuiswerkvergoeding ontvangen.
Het Rijk heeft hier recentelijk in de cao dan ook afspraken over gemaakt. Daar gaat het om een vergoeding oplopend tot enkele duizenden euro’s bruto. Naar verwachting zullen meer werkgevers dit voorbeeld gaan volgen. Als de werkgever besluit de thuiswerkvergoeding onder te brengen in de vrije ruimte (3% over de eerste 400.000 euro in 2020 en 1,2 procent over het meerdere), hoeft de werknemer hier geen of veel minder loonbelasting over te betalen.
Moeten wij dit doen?
Een thuiswerkvergoeding is niet verplicht. Een werkgever mag een vergoeding dus weigeren. Wel is de werkgever verplicht om een thuiswerkplek volgens de geldende ARBO normen in te richten. Hiervoor kan de WKR worden aangewend. Ook is het als goed werkgever redelijk om deze kosten aan de werknemer te vergoeden. In veel gevallen worden de reiskosten ook niet meer vergoed, waardoor het nettoloon van de werknemer er feitelijk op achteruit gaat. Worden de reiskosten nog wel vergoed, ook al werkt de werknemer thuis? Dan kunt u de werknemer er ook op wijzen dat de thuiswerkkosten wegstrepen tegen de reiskosten. Tot en met 31 december 2020 mogen de reiskosten in elk geval door worden betaald zoals dat voor de coronacrisis werd gedaan.
De werkplek
De Arbeidsomstandighedenregeling heeft allerlei voorschriften voor het (thuis)werken met beeldschermen en apparatuur. De belangrijkste voorschriften voor thuiswerkers zijn:
· Het beeldscherm heeft een voldoende scherp en stabiel beeld dat de gebruiker gemakkelijk bij kan stellen. Ook is het beeldscherm vrij te plaatsen en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar en heeft het geen hinderlijke glans en spiegelingen.
· Het bureau is groot genoeg en geeft ruimte voor een flexibele opstelling van beeldscherm, toetsenbord, documenten en accessoires.
· De bureaustoel heeft een in hoogte instelbare zitting en een rugleuning, waarvan de hoogte en hellingshoek verstelbaar zijn en geeft de gebruiker bewegingsvrijheid en een comfortabele werkhouding.
· De gebruiker heeft voor het toetsenbord voldoende plaats voor handen en armen.
· De thuiswerkplek is voldoende verlicht en heeft een passend contrast tussen beeldscherm en omgeving.
· De ramen hebben een instelbare zonwering waardoor er niet te veel daglicht op een beeldscherm op de thuiswerkplek schijnt.
· De verantwoordelijkheid voor een veilige thuiswerkplek wordt gedeeld door werkgever en werknemer. De werkgever moet er op toezien dat de werkplek voldoet aan de ARBO eisen, maar de werknemer moet zelf ook zorgen dat de plek voldoet. Overleg en communicatie is dus erg belangrijk.
Gerichte vrijstelling
Als blijkt dat de thuiswerkplek onvoldoende voldoet aan de eisen die daarvoor door de wet worden gesteld, is het tijd om (snel) aan de slag te gaan. Wordt de werknemer arbeidsongeschikt als gevolg van de onveiligheid van de (thuis)werkplek? Dan kan dat de werkgever op een flinke boete komen te staan. Die boete is vele malen hoger dan de kosten voor het meubilair. Niets doen is dus onverstandig.
De werkgever mag naar eigen inzicht de benodigde zaken verstrekken (de werknemer mag de spullen houden), ter beschikking stellen (uitlenen) of vergoeden (de werknemer koopt zelf materialen en declareert, hij mag de spullen houden). Om deze zaken fiscaal te verwerken bestaat de werkkostenregeling. Deze regeling maakt het mogelijk om beeldscherm, computer, bureaustoel, bureau en alle andere zaken die nodig zijn om ook thuis veilig te werken te vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen, zonder dat de werknemer hier loonbelasting over hoeft te betalen. Veel van de middelen en gereedschappen die nodig zijn voor thuiswerken zijn een gerichte vrijstelling. Een gerichte vrijstelling houdt in dat de Belastingdienst deze zaak specifiek heeft aangewezen als iets waarover geen loonbelasting hoeft worden betaald.
Sommige zaken fiscaal dubieus
Toch bestaat er nog wat onduidelijkheid rond een aantal zaken die in de arbo-eisen staan, maar die niet onder de gerichte vrijstellingen vallen onder de WKR. Neem bijvoorbeeld zonwering. Zoals hierboven valt te lezen, moet de werkplek zonwering hebben om het licht op het beeldscherm te beperken. Betekent dat dat de werkgever moet betalen voor de zonwering van de werknemer thuis? Arbo-technisch gezien wel, maar fiscaal gezien niet.
Of hoe zit het met de ventilatie en airconditioning? De afgelopen zomermaanden hebben we een paar flink warme (thuis)werkdagen gehad. De werkgever moet zorgen voor een gezond werkklimaat. Maar onder de WKR is het onmogelijk om een airconditioning aan te merken als gerichte vrijstelling. Op dit punt loopt de Belastingdienst dus achter op de nieuwe werkelijkheid. Hoe dit in de toekomst wordt opgelost is nog onbekend. Mogelijk komen er nieuwe gerichte vrijstellingen, nieuwe ARBO normen voor de thuiswerkplek of een combinatie van verschillende oplossingen. In de tussentijd zal de salarisadministrateur het moeten doen met het laatste redmiddel: de vrije ruimte.